Il Self Check-in è una modalità di accoglienza praticata in tutto il mondo in cui gli ospiti accedono a una struttura ricettiva senza incontrare il gestore. Quest’ultimo si limita a dare istruzioni e un codice per aprire porte automatiche o key boxes, permettendo loro di entrare autonomamente a qualsiasi ora. Questa pratica è aumentata sempre di più negli ultimi anni, di pari passo col progresso tecnologico e con l’aumento delle piccole strutture ricettive, ma è legale in Italia il self check-in? Proviamo a fare chiarezza con l’aiuto di leggi e circolari che oggi normano la questione, premettendo che questo articolo non vuole screditare ne incoraggiare questa soluzione, ma solo chiarire cosa prevede la normativa turistica italiana.
L’articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) stabilisce che i gestori di strutture ricettive devono verificare l’identità degli ospiti attraverso un documento valido, che attesti la loro identità. Dopo l’arrivo, i gestori sono obbligati a comunicare alle autorità di pubblica sicurezza le generalità degli alloggiati entro le tempistiche previste, e questa comunicazione deve avvenire online tramite il portale Alloggiati Web. L’obiettivo è garantire che le autorità siano sempre informate sugli ospiti presenti nelle strutture, al fine di tutelare la sicurezza pubblica.
Self check-in: PRO e Contro
Per verificare l’identità degli ospiti, alcune strutture ricettive hanno adottato negli ultimi anni dei metodi per velocizzare tutta la procedura di check-in sfruttando sistemi online che consentono di snellire tutto il processo, dall’acquisizione dei documenti degli ospiti alla consegna dei codici di accesso per entrare in autonomia senza dover incontrare nessuno. Quindi questi gestori, o i propri delegati, non incontrano di persona gli ospiti per identificarli. Un vantaggio anche per gli ospiti che non devono attendere qualcuno al loro arrivo e possono entrare a qualsiasi orario. Tutto molto bello in teoria, ma nella pratica le cose sono un po’ diverse.
Il check-in online è diventato per alcuni gestori un espediente sia per risparmiare tempo e fatica, sia per gestire decine e decine di appartamenti da remoto. Ma ha anche portato a modalità spregiudicate che minano la sicurezza e la qualità dell’esperienza per gli ospiti e per i residenti. Molti gestori si affidano a cassettine o box automatici lasciati in luoghi disparati, spesso mal custoditi o nascosti in angoli poco visibili. Questo sistema inoltre può trasformarsi in un’incognita: chi controlla realmente l’identità degli ospiti? Come garantire che l’accesso venga dato solo a persone verificate? Troppo spesso, la mancanza di un’interazione diretta con il locatore lascia spazio ad abusi, consentendo a chiunque di entrare senza alcun controllo effettivo.
Queste pratiche non solo creano una sensazione di abbandono, ma espongono anche a rischi di sicurezza, aprendo la porta a chiunque voglia eludere il sistema di registrazione. Inoltre, talvolta le istruzioni per l’accesso sono poco chiare e gli ospiti hanno difficoltà a trovare l’ingresso giusto, girovagando tra un pianerottolo e l’altro alla ricerca del loro alloggio, creando disordine e malumore nei condomini, oppure tentativi ripetuti di aprire porte sbagliate da parte di ospiti maldestri, causando disagio o allarme. Situazioni che purtroppo contribuiscono ad alimentare l’astio dei cittadini nei confronti degli affitti brevi.
La circolare 2024 che chiarisce come identificare gli ospiti
Proprio per questi motivi, negli ultimi anni si è dibattuto a lungo se questa forma di accoglienza a distanza fosse legittima in Italia. L’articolo 109 del TULPS è di vecchia data, quando ancora la tecnologia attuale non esisteva, e nonostante le modifiche più recenti non era chiaro se fosse lecito identificare le persone con mezzi a distanza. A seguito di pressioni e richieste di precisazioni, il 18 novembre 2024 è stata pubblicata la circolare del Ministero dell’Interno N.557/ST/221.3.1.0 che ha chiarito una volta per tutte la questione.
La circolare affronta il tema delle locazioni brevi e delle procedure di accoglienza nelle strutture ricettive, mettendo l’accento sull’importanza di garantire la sicurezza pubblica. In un contesto caratterizzato da eventi rilevanti, come il Giubileo del 2025 e una situazione internazionale complessa, si evidenzia la necessità di rispettare rigorosamente le norme previste dall’articolo 109 del TULPS.
Secondo queste disposizioni, i gestori di strutture ricettive devono verificare personalmente l’identità degli ospiti, confrontando i documenti con la persona fisica. Questo significa che le procedure di identificazione da remoto, come l’invio online dei documenti o l’accesso automatizzato con codici e key boxes, non sono ritenute sufficienti, in quanto non garantiscono un controllo efficace sull’identità degli alloggiati. Tuttavia i gestori possono ancora avvalersi di questi strumenti: possono farsi inviare i documenti prima dell’arrivo e/o mettere a disposizione key boxes, ma sarà sempre obbligatoria la verifica di persona dei clienti al loro arrivo.
Quindi la circolare chiarisce che il self check-in è legale, ma è sempre obbligatorio identificare gli ospiti di persona. Tali compiti ricadono sul gestore o su chi è formalmente autorizzato a operare per conto suo.
L’obiettivo principale di queste regole è prevenire che persone pericolose, ricercate o legate ad attività illecite possano utilizzare strutture ricettive per nascondersi, garantendo così un monitoraggio costante da parte delle autorità di pubblica sicurezza. Negli anni sono state arrestate persone latitanti grazie a questo sistema, solo di recente è stato individuato un rapinatore con mandato d’arresto internazionale, un assassino che aveva ucciso la sua ex, un 50enne turco accusato di terrorismo internazionale. Giusto per rendere l’idea di quello che è un fenomeno eccessivamente sottovalutato.
In seguito alla pubblicazione della circolare, è stato pubblicato questo avviso sul sito della Polizia di Stato Alloggiati Web nell’area riservata dei gestori:
Si ribadisce che i gestori di strutture ricettive di ogni genere o tipologia hanno l’obbligo di comunicare le generalità degli alloggiati rilevate dalla carta di identità (o altro documento di identificazione). Pertanto al fine di verificare tale corrispondenza, non sono consentite forme di check in a distanza o da remoto ovvero mediante strumenti telematici o elettronici o piattaforme social. Le generalità – rilevate sul posto dal documento di identità – dovranno poi essere comunicate tramite il portale alloggiati web secondo le modalità indicate dal decreto del ministro dell’interno del 7 gennaio 2013, come modificato dal decreto del ministro dell’interno del 16 settembre 2021.
Cosa rischia il gestore che non identifica di persona
E’ importante sottolineare che la norma è sempre stata cosi com’è, quindi il self check-in senza l’identificazione di persona non è mai stato legale in Italia, ma potrebbe esserlo in futuro se ci saranno le condizioni necessarie alla loro attuazione con una modifica all’articolo in questione.
L’articolo 8 della legge 135/2001, che ha modificato l’art. 109 del TULPS, non ha previsto una sanzione specifica per la sua violazione. Pertanto, nel caso in cui venga accertata tale infrazione, si applica l’art. 17 del TULPS, che prevede una pena detentiva fino a tre mesi o una multa fino a 206 euro per ogni violazione accertata.
Quindi, fino a nuove modifiche, tutti quei gestori che gestivano online le proprie strutture ricettive e i loro appartamenti per affitti brevi senza far identificare gli ospiti in presenza, dovranno adeguarsi facendolo di persona o delegando ufficialmente il compito a qualche collaboratore. Attenzione, se il check-in è delegato ad una persona senza alcuna documentazione che formalizzi questo incarico, si configura una violazione degli obblighi previsti.
Le contestazioni: documenti falsi e intrusi
Alcuni gestori di affitti brevi che gestiscono tutto da remoto ritengono eccessivamente rigide le disposizioni delle autorità e troppo antiquate le norme. Tra le contestazioni principali troviamo il fatto che sia impossibile capire anche in presenza se il documento dell’ospite sia falso, e che volendo, un malintenzionato potrebbe far entrare altre persone nell’alloggio in un secondo momento.
La verifica “de visu” richiesta ai gestori di affitti brevi non implica che debbano diventare specialisti nella verifica dei documenti. L’obbligo si limita a garantire una corrispondenza tra il documento presentato e la persona che accede alla struttura. Se un documento appare sospetto o contraffatto, il gestore non deve procedere all’accoglienza ma può segnalare il caso alle autorità competenti. Questo meccanismo di base contribuisce a creare un livello minimo di controllo, che è già sufficiente a dissuadere molti comportamenti fraudolenti.
È anche vero che un ospite malintenzionato potrebbe far entrare altre persone non identificate, ma questa eventualità non rende inutile la verifica “de visu” iniziale. Anzi, senza un’identificazione al momento dell’arrivo, tutta la catena di controllo verrebbe meno, lasciando spazio a chiunque per accedere in modo anonimo. Sapere chi ha ufficialmente preso possesso dell’alloggio fornisce alle forze dell’ordine un punto di partenza chiaro in caso di problemi. Anche se non elimina del tutto il rischio, l’identificazione iniziale è un passaggio cruciale per aumentare la sicurezza. Tra l’altro, proprio la circolare chiarisce che si tratta di un eventualità di cui il locatore non può essere ritenuto responsabile.
Self check-in legale in Aeroporto e in Banca
Il confronto tra il self check-in negli affitti brevi e pratiche come il check-in online per voli o l’apertura di un conto bancario a distanza può sembrare in apparenza similare ma in realtà è fuorviante, perché si tratta di contesti completamente diversi, sia in termini di obiettivi che di misure di sicurezza.
Quando si vola, il check-in online è solo una parte del processo: aiuta a velocizzare le procedure, ma al momento dell’imbarco il personale verifica fisicamente l’identità del passeggero confrontando il documento con la persona. Nel caso del self check-in da remoto nei B&B, invece, l’intero processo si basa sulla fiducia che il documento inviato corrisponda all’ospite che accede alla struttura. Questo significa che chiunque potrebbe accedere alla struttura con documenti non propri o addirittura falsi, rendendo difficile per le autorità sapere con certezza chi sia realmente ospitato.
A differenza degli esempi citati, un alloggio non è solo un servizio, ma anche uno spazio privato che può essere sfruttato da persone con intenti illeciti. Ignorare questo principio espone la collettività a rischi concreti, ben diversi dalle necessità operative di un volo o di un conto bancario.
La circolare è contestabile?
Attenzione però, le circolari ministeriali non sono fonti del diritto. Non hanno forza di legge e non possono creare obblighi giuridici direttamente nei confronti dei cittadini. La loro funzione è quella di fornire istruzioni o interpretazioni operative agli uffici pubblici o agli enti sottoposti alla loro vigilanza, senza innovare il diritto. La Sentenza della Corte di Cassazione n. 5137/2014 ribadisce che le circolari non vincolano i cittadini, ma solo la Pubblica Amministrazione. Un cittadino può quindi disattenderle senza conseguenze legali dirette, purché si sia pronti a opporsi a eventuali sanzioni, spesso con ricorso.
Quindi le circolari non sono equivalenti a una legge, possono essere contestate, ma ciò richiede procedure amministrative o giudiziarie, e disattenderle comporta il rischio di dover dimostrare l’illegittimità della circolare in caso di controversia.
Conclusioni
La circolare del Ministero dell’interno pubblicata nel 2024 ha chiarito che i gestori (o delegati) di strutture ricettive e locazioni brevi hanno l’obbligo di identificare di persona gli ospiti. Il self check-in non è vietato, inteso per l’invio di documenti online o l’uso delle key boxes, ma l’identificazione non si può fare da remoto. Chiarimento che ha diviso i gestori, da una parte quelli che identificano di persona, dall’altra quelli che gestiscono da remoto. Questi ultimi contestano la decisione presa in quanto li obbliga a cambiare il modus operandi per ospitare in regola. Sempre che in un futuro prossimo venga nuovamente cambiata la legge e venga resa legale l’identificazione da remoto (con quali mezzi? con quali software? con quali adempimenti? con quali ulteriori costi?).
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